在宅ワーク導入の方法「まずはざっくり編」


在宅ワーク、リモートワーク、テレワークと聞き慣れない、製造業の私たちにとっては関係ない!と思っていた言葉が急激に現実味を帯びてきました。

じゃあ実際に在宅ワークを取り入れようと思ってもどうすればいいのか?どんな方法があるのか?
実際に実践していこうと思って調べると、在宅ワークをしようにも色々なパソコンツールを活用する場合もあれば、単に転送をするだけでもできるという方法がいくつもあります。

私たちのような製造業ではどのようにして在宅ワークを取り入れていくと効果的になるでしょうか。
そんな方法をご紹介していきたいと思います。

「転送」で会社にいなくても情報が受け取れる

仕事の始まり方

私たち製造業では、お客様より何かしらの情報をもらって仕事をすることが多いと思います。

・注文書
・図面
・注文情報
などですね。

では、これらの情報をどのようにして受け取っているでしょうか。

・メール
・FAX
・EDI(大手メーカーとのやり取り)
・手渡し
・郵送
・電話

という感じでしょうか。

電話は当たり前として、詳細な情報は紙やデータにして受渡を行っていると思います。
中でも、製造業の場合は「FAX」を使っているケースがまだまだ非常に多いのではないでしょうか。
次に「メール」という順番になるかと思います。

情報を受け取らないと在宅ワークはできない

在宅ワークを進めていくためには、まず上述した情報を受け取る事から始まります。
情報が何もないのに、家で仕事をしようと思っても何もできないですよね。
仮にお客さんから電話がかかってきても、図面を見れずに会話が成立しないということも容易に想像できます。

では受け取るためにはどうすればよいでしょうか。
その方法として、大きな意味で「転送」という仕組みを利用していきます。

転送を設定する事で、自宅にいながらでも情報を受け取れるようになります。

どちらの在宅ワークにする?



自社の在宅ワークはどのようにして進めていくのか、次の2つの中から決めていく必要があります。

1、会社の中には誰もいない状態にして、完全にリモートワークに移行する
2、誰かは会社に在籍している状態で、一部在宅ワークに切り替えていく

在宅ワークを導入しようと思ったときに、上記のどちらの方法で在宅ワークにするのかを検討する必要があります。

それが決まればいよいよどうやって在宅ワークを導入していくのかというお話に進んでいきます。

まずはざっくりと説明します

電話を転送しよう

  • ビジネスフォンの主装置の転送機能を使う
  • 電話会社の転送サービスを利用する

FAXを転送しよう

  • FAX機のメール転送機能を利用する

メールを転送しよう

  • 会社のパソコンを自宅に持って帰る方法
  • 複数のパソコンでもメールの受信ができる方法
  • WEBメールを利用する方法

こんな感じの事を説明していきます。

在宅ワークの仕組みづくりを行うためには、以下のステップを意識しておくことが大切です。

1、お客様やお取引先様から発信される情報を受け取る方法
2、受け取ったものを処理する方法
3、処理したものを連携していく方法

この3つの流れがを組み立てていくことで在宅ワークの仕組みが完成していきます。

この記事の中でざっくりと説明している事は、次の記事からどのようにして在宅ワークを導入していけば良いか
テーマに分けて具体的に説明を進めていこうと思います。

別の記事もぜひお楽しみください。
それではありがとうございました。


投稿日時 2020年05月13日 | Permalink

製造業の在宅ワークって実際何ができるの?


徐々に働き方が変わりつつあるなあと思っていたら、2020年の新型コロナウイルスの影響によって一気にそれが加速されました。その働き方の中で一番大きな話題になるのが、在宅ワークではないでしょうか。だけど私たちは製造業として日々機械に向き合いながら工場に出てこないと仕事ができない業種です。また町工場と言われる規模でもあるので人数も限られている。そんな製造業であり、町工場である私たちがどのようにして在宅ワークを導入したのか、どんな在宅ワークの方法があるのかなどをお話してみたいと思います。

在宅ワーク、テレワーク、リモートワークなど様々な言葉で聞き慣れない言葉ばかりが先行し、実際にどうすればよいのかはまだまだ手探り。だけど新型コロナウイルスなどのような活動を自粛せざるを得ないような状況では、知っているのと知らないのとでは大きな違いが出てくると思います。

町工場にはどんな仕事があるの?

日本ツクリダスは町工場です。機械部品や金型のを製造しているのですが、旋盤やフライスを使った金属加工業となります。
そんな私たちの仕事を例にしながら、まずは在宅ワークのお仕事をご紹介する前にどんな業務があるのか分解してみたいと思います。

  1. 見積
  2. 受注
  3. 生産
  4. 検査
  5. 出荷
  6. 請求

業種によって少しずつ違いはあると思いますが、大きく分けて上記のような業務で成り立っているのではないでしょうか。

この他に機械を製造するようなメーカーだと、設計業務や組立業務、電気配線、試運転、立ち会いなどもあるかと思います。このように上記の大きなくくりの中では少し見えない細かい業務についても書き出してみたいと思います。

  • 引き合い獲得(広報、販促)
  • 材料調達
  • 外注への発注
  • 設計
  • 組立
  • 電気
  • 試運転
  • 立会
  • 日報収集、データ登録、集計
  • 在庫管理

こまかく分けていくと上記のような業務もあるかと思います。

在宅ワークにできそうな業務内容は?

製造業だと在宅ワークを取り入れるのは困難というイメージはあるかもしれません。だけど仕事の内容を細かく分解していくと在宅ワーク化できる部分も数多くあるのではないかと思います。

では先ほどピックアップした大きな業務の中から、在宅ワークができそうなものをもう一度あげてみたいと思います。少しでもできそうだと思ったものをピックアップしてみますね。

  • 見積
  • 受注
  • 生産
  • 検査
  • 出荷
  • 請求

あれ? 全部でした(笑)

一部業種や条件はあるもののすべての業務でテレワークにできそうです。
もう少し具体的にどのようにしてできそうかお話してみます。

見積

まずは見積です。

見積は図面やCADデータ、写真、現物などをもらって、それを製作するのにいくらかかるのか?という事を算出する業務です。ここでは、お客様より何かしらのデータをもらって見積を行うというお仕事が中心のお話となってきます。日本ツクリダスは部品加工業ですので、そのほとんどが図面支給になります。

見積を在宅ワークにする場合は、次のような事が考えられます。

  • FAXやメールを在宅で受取り、共有データとして保管する
  • 見積管理リストを作成する
  • データを用いて見積を行う
  • 見積はPDFなどを利用して、データ上に直接書込む
  • 紙で計算したものでも、スマホでスキャンするなどして共有データ化する
  • 見積書を作成する

実際に上記のような業務が在宅でできそうです。

この記事を書いている私も加工品の見積を行っていましたが、自宅で見積業務は日常的に行っていました。もしかすると一番在宅化しやすい業務かもしれません。

この業務で在宅化できる職種は、事務職、営業職となるでしょうか。



受注

お客様から「注文するよ」という意思表示を頂いたら、その注文を「受注」として処理する必要があると思います。受注に関しては注文書の処理や、製作をするべき図面などの処理、発注の処理などがあげられます。そしてどんなにアナログでも受注処理は必ず行っているのではないでしょうか。ここでいう受注処理は、材料発注など実際に生産するまでにやらなければいけない事を指しています。

では、受注処理ではどのような部分が在宅化できるでしょうか

  • FAXやメールなど注文書や図面を受け取り、システムに登録する
  • 材料を発注する
  • 協力会社に発注依頼する
  • 工程の検討や決定を行い、システムに登録する
  • 受注データを元に加工順序や納期調整を行う

日本ツクリダスの在宅化に関しては、実はこの受注処理の部分が一番大きいです。ざっくりお話すると当社が利用しているM:netという生産管理システムの中に受注情報を登録するという部分です。月間で約1000枚分の図面の登録を毎日在宅で行っています。



生産・検査・出荷

生産に関してはあまり在宅化できる部分はなさそうだな~と最初は思っていました。ただこの記事を書きながら業種にはよるができる部分もあるなと考えを改めました。

よく考えてみると大昔から在宅化されているのが生産ではないかと思ったのです。お気づきになったでしょうか、内職ですね。
もしかすると在宅ワークの起源と言ってもいいのではないかもなあと勝手に思っています。細かい部品の組み立てなど内職は昔からある生産方法ですね。このほかに服飾の職人さんなんかも在宅が多いと聞いたことがあります。製品検査専門の内職というのも聞いた事があります。

そして組み立てられた製品をそのまま検査して出荷するという事もモノによってはできるのではないかと思います。

このように実際に生産を行う業務は、作業を細かく分解する事でその一部を在宅化するという事も可能になるのではないでしょうか。

ちなみにですが、日本ツクリダスでは残念ながら在宅化できそうな製造、検査、出荷の業務はありませんでした。



請求・経理

製作が終わって納品するときには納品書を発行したり、後から請求書を発行したりという業務があります。そのタイミングは色々あると思いますが、特に後から請求書を発行するといった場合にはこちらも在宅化ができそうです。

  • 請求書の発行
  • ネットバンキングを使って入金確認や支払い
  • 経理上の記帳業務

請求業務や経理業務などでも在宅業務をすることは可能となりそうです。

ちなみに日本ツクリダスでは請求業務は在宅化していませんが、経理とりわけ財務面では在宅化を実施しています。というか、会社であろうが自宅であろうがどこでもできるようにしています。



どうやって在宅ワークにすればいいの?

ここまでご説明したように、実は在宅化できそうな業務というのはその業務を分解する事でできそうだと思える事もたくさんありました。ただそこで課題や問題となってくるのは次のことです。

  • どうやって情報を共有するのか

ひとつの場所で作業を行わず、それぞれの担当者がそれぞれの自宅で仕事を行うわけですから、その仕事が「誰でも、どこからでも、いつでも、同じ状態で確認できる」必要があります。

それは単刀直入にお話するとクラウド化するというのが一番分かりやすい表現でしょうか。

インターネットの中でできる仕事をピックアップして、その仕事はインターネットの中で実行できるように仕組化してしまう。というものです。クラウド化されたシステムはインターネット上で動作しているソフトです。従って登録された情報は誰がどこにいてもリアルタイムにその状況を確認する事ができるようになります。

当社が自社開発し販売している生産管理システムもクラウド方式なので、例えば在宅で受注登録された案件は、生産現場ですぐに確認できるという体制になっています。
生産中、どこまで進んでいるのか、出荷されたのかなど、お客様から確認を求められることは多々あると思います。在宅勤務中の営業マンは、その情報をインターネットで確認しその場で回答ができるようになります。
無事出荷されれば経理担当は出荷実績を確認しながら伝票の発行が自宅からでもできるという仕組みも作れます。

まとめ

いかがだったでしょうか。

在宅化の重要なポイントとなるのは、情報の共有化。すなわちクラウドシステムではないかというお話でした。実際に私たち日本ツクリダスでは次のようなものをクラウド化しています。

  • 文書、データを管理するオンラインストレージ(ネットワークハードディスクのようなもの)
  • 生産管理システム(受注管理、見積管理、納期管理、進捗管理)
  • 勤怠管理システム(当社のタイムカードはスマホです)
  • 給与管理システム(給与明細はメールで送られます)
  • 伝票システム(リモートデスクトップ)
  • FAX転送
  • 社内SNS(ありがとうを贈りあったり、仕事に関係のない交流)
  • 伝言ツール(電話があった、〇〇やっといてなどの依頼)
  • 掲示板ツール(回覧、社内のお知らせなど)

上記のようにたくさんのツールや仕組みをクラウド化し、必要であればいつでも在宅に切り替えられるような体制を構築しています。もし、当社の取組みに興味を持っていただいた方は、見学なども大歓迎ですのでいつでもお声かけ下さい。

世の中に在宅化の流れが急速に生まれてきて、製造業や町工場では気にはなっているものの、何をどうすればいいのか分からない。という声は多く聞きます。そして、製造業ではそもそも在宅化なんてできるわけないといった声も一部では聞かれます。

すぐにやるかどうかは別として、在宅化できる可能性はないのか?を考えてみたり、それこそ可能性がある事を知っているだけでもいざという時に動き方が大きく変わるかもしれません。
最後まで読んでいただいてありがとうございました。
この記事が少しでもご参考になれば幸いです。


投稿日時 2020年05月13日 | Permalink

携帯電話でグループ通話を使ってみよう


グループ通話機能を使ってみよう

コロナ影響もあって、急速に普及してきているのがTV会議の仕組みですね。
TV会議はどのようにすればよいのかはまた別の機会でお話しするとして、今日は電話で一度に何人もの人が通話できるようにする方法をご紹介したいと思います。

通信回線には2種類ある

ちょっと余談ですが、TV会議とグループ通話は違うモノです。これについて少しだけお話したいと思います。

通信の手段には「インターネット回線」と「電話回線」の2種類があると思ってください。

インターネット回線
・メール
・ホームページの閲覧
・インターネットバンキング
・TV会議
・LINE

少し意味合いは変わりますが「Wifi」(ワイファイ)もインターネット通信の事です。

電話回線
・固定電話
・携帯電話
・FAX

というように分かれています。
一番ややこしいのが携帯電話ですよね。

携帯電話には電話通信とインターネット通信の両方ができるようになっていると思ってください。
電話をする時には電話回線
メールを送るときにはインターネット回線
という感じで使われているのです。

グループ通話って??

携帯電話を想像してもらえると一番分かりやすいのですが、電話での通話は通常であれば1対1でお話します。ですが、グループ通話は離れたところにいる3人以上でも電話で会話ができるというものです。

例えばAさんは会社にいます。Bさんは自宅にいます。Cさんも自宅にいます。3人とも同じ場所にいない状況の中で、グループ通話を使えば全員が同時に会話できるようになります。

電話回線を使うメリットは?

これは個人的な所感になりますが、電話回線でお話した方が声が途切れたりといった回線が不安定になる事が起こりにくいという印象があります。

音声通話の聞き取りやすさや、途切れにくさは電話回線に分があるのではないかと感じています。

TV会議でもグループ通話を併用すると品質が向上する

先ほどTV会議はインターネットとお伝えしました。
現在の状況だと、TV会議が一気に普及して回線が非常に「重い」と言われています。TV会議でインターネットに使う通信は映像と音声の2種類を送信したり受信したりする必要があります。ただでさえ重いインターネット回線が音声も映像も送ってしまうとPCの処理であったり、通信の処理であったりと不安定になりがちです。

そこでおすすめなのが、併用するというやり方です。音声は電話(グループ通話)で映像はTV会議システム(インターネット回線)で通信を分けてしまおうという考え方です。こうすることでインターネット回線の負担が減るのと、パソコンの負担も減るので安定した会議が可能になりますね。



グループ通話を使うためには?

グループ通話は電話会社や携帯電話会社が普通に用意してくれているサービスです。申し込みが必要ですが、グループ通話のオプションに関しては比較的安価なサービスです。

ただし、注意が必要なのが通話料。各電話会社とどのような契約をしているのかよく確認が必要です。

日本ツクリダスの場合は携帯電話でグループ通話ができるようにしているのですが、全員がグループ通話のオプションを追加している必要はありません。起点となる誰かひとりがオプションを追加している事で利用できます。しかも当社の場合は、通話料固定のプラン(いわゆるかけ放題)で利用しているので通話料を気にする必要はありません。

グループ通話をどのように使っている?

先ほどもお話ししましたTV会議の時に音声は電話を使ってグループ通話を利用すると品質が安定します。

その他には、商品やサービスの紹介をオンラインで行う時などに、育成などの際にその通話聞いておきたいといった利用方法にも便利です。当社が利用しているグループ通話サービスでは消音(マイクオフ)ができます。これを使えば会話をただ聞くだけという事が可能になります。

育成担当がマイクをオフにしてただ聞いている
新人が先輩のトークをマイクオフにして聞いている

このどちらにでも使えますね。

ぜひ一度活用してみてください。


投稿日時 2020年05月02日 | Permalink

チャットツールを使って、電話の取次ぎをしよう(業務伝言の仕方を解説)


不在電話の伝言方法にもベストがある

会社にかかってきた電話。お相手が望まれている担当者が在宅や外出などでその場にいない事は在宅ワークに限らず普通によくある光景ですよね。

そんな時に、担当営業マンへの連絡はどのようにされていますか?

電話だと、タイミングが悪いことも多々あるのではないかと思いますし、
出てもらえないという事もあるのではないかと思います。

ではここで少し話は変わって、かかってきた電話を担当者に伝えたいときに必要な情報ってどんなものがあるでしょうか。

・かけてきた人の会社名と担当の方のお名前
・電話番号
・用件
・折り返し電話する必要があるのか、ないのか

伝言を受ける営業マンなどは、最低限上記のような情報はほしいと思っているはずです。

電話があったことを営業マンに伝えたい!!

話は戻ってきますが、会社にかかってきた電話。ご指名の営業マンが不在の時。
そんな時に便利だと思って当社で活用しているのはチャットツールです。
チャットツールと聞いて真っ先に思いつくのは「Line」ではないでしょうか。
これも相当便利ですよね。

このほかに、チャットワーク、Google Hungout、メッセンジャーなどなどこれもたくさんあります。

ただ、私の好みとしては伝言をチャットで送信した時には受け取る人はパソコンでもタブレットでもスマホでもどこからでも同時に通知が来る方がいいと思っています。

ちょっと想像してみてください。

・デスクに座っていて伝言が来る場合
デスクに座っていて伝言が来るという場面は、営業マンが通話中ですぐに取り次げない時などに多いと思います。
そんな時にメッセージを送るとパソコンとスマホ両方に通知がいきます。

・社内にはいるけど、デスクにはいない場合
そんな時にメッセージを送ったとします。そうすればもちろんパソコンに通知はあるのですが、その場所にはいません。
同時にスマホに通知があるはずなので、スマホの通知で電話があった事が確認できます。

・外出中の場合
上と同じでパソコンの前にはいません。
だけどスマホに通知があります。

営業マンはどこにいても持っているスマホやパソコンなどから通知を受け取ることができるのです。



電話を受けて、伝言を伝える事務員さんにとってはどうなの?

私はこのチャットツールは営業マンにとってももちろん便利だと思うのですが、
電話を受けて、取次をする事務員さんなどにとっても非常に便利なツールだと考えています。

かかってきた電話を取り次ぐ人にとって、伝言をするタイミングを考えてみてください。その場にいないか、すぐに出れない状況ですよね。ということは電話があったことを伝えないといけないという事になります。
伝言をするときに一番想像しやすい方法が、その営業マンに電話をかける。
メモを書いてその営業マンのデスクに貼る、置いておくなどではないでしょうか。

電話をかける場合、その営業マンがすぐに出てくれればいいのですが、もし出れなかった場合何度もかけなおすという事をしなくてはなりません。その間にかけなおす事を忘れてしまっては大変です。でも実際にありえますよね。

メモを残す場合は、タイムリーに営業マンに伝える事ができません。またデスクにメモがどんどんたまっていって失くしてしまったりどれから処理していいのか分からなくなったり、帰ってきた営業マンからすると一度に処理しないといけないので大変です。

場合によっては伝言のために何度もかけなおす。ちゃんと伝わるまで覚えておかなければならない。これは電話を取り次ぐ人にとってはけっこうなストレスになるのではないでしょうか。

管理者の立場から見た場合どうなの?

管理者の立場から言えば、伝言のために何度も電話をしていたりを見ているのはつらいものです。またもしチャットツールを使っていたとして、事務員さんなどが自分のスマホでメッセージを送ったりをしているのを目撃すると間違って注意をしてしまったりという事も起こるかもしれません。

事務員さんは仕事をしているのに、スマホを触っていたという事で怒られていたのではたまったものじゃありませんね。
怒る方も怒るべきなのか、そうでないのか判断が非常に難しくなってしまいます。

それならば、伝言を伝える立場の事務員さんなどはスマホではなく、パソコンからメッセージを送信できるようにすることでみんなが平和になるのではないかと思います。

そんなすべてを解決するチャットツールはこちら!!

私のオススメは・・・
・チャットワーク
・Google Hungout(ハングアウト)

どちらのツールも1対1でメッセージを送る事もできますし、グループを作成しておいてグループ全体にメッセージを送ったりすることも可能です。もちろんパソコンとスマホアプリの両方が用意されています。


■チャットワーク
チャットワークは、私たち日本ツクリダスも伝言などのチャットツールとして利用しています。
このツールの便利なところは「タスク」といってチェックを入れてやるべき事を管理できるTodo機能が付いているところです。
例えば誰かに折り返しをしてほしい時などは、このタスク機能を使ってメッセージを送ればメッセージを受けた営業マンはどんなに件数が重なっていても見落とす事はなくなると思います。


■Google ハングアウト
私たち日本ツクリダスでは、チャットワークに変更するまでは何年もずっと使ってきたアプリです。
ラインに近い使用感でビデオ通話や音声通話もインターネットを通じてできてしまいます。
メッセージの場合には、送った相手が読んだかどうかが分かる作りになっています。

どちらを使うのが便利なのか一長一短がありますので、試しながら自社にあったツールを見つけてください。

まとめ

チャットツールは仕事に使う上で、伝言板としてのマストツールといって過言ではないと思います。日本ツクリダスの業務ではチャットツールがない仕事のやり方は考えられません。そのくらい重要度の高いツールとなっているのです。

営業マンは・・・
いつどこにいても、同じ伝言がタイムリーに受け取れる
すぐにでなくても、自分のタイミングで確認できる
記録に残るので忘れにくい

伝言する人は・・・
すぐにメッセージできるので、伝言し忘れがなくなる
パソコンから送れるので誤解がない、送信しやすい
何度も連絡する必要がなくなる
一度に何人もに送れるのも便利
記録に残るので忘れにくい

というお互いにとって便利この上ないツールになるのではないかと思います。
これを機にぜひ検討をしてみてはいかがでしょうか。


投稿日時 2020年04月27日 | Permalink

在宅ワーク導入の方法「メール転送編」


メールを転送する

「会社のパソコンに届くメールを自宅でも見る」という方法はいくつかあります。

まずは基本的なメールの届き方をお話します。



上図のように、メールは会社が契約しているメールサーバーという場所が受信して保管をしています。

銀行口座にお金が置いてあるのと同じイメージを持ってもらってもいいと思います。
銀行口座にあるお金を確認しようと思うと、銀行に行くか、ネットバンキングなどで確認する必要がありますね。
メールもこれと同じ原理です。銀行の口座に当たる部分がメールサーバーになります。

普段受診しているメールはパソコンの中のメールソフトを使って、メールサーバーにもらいにいきます。そのもらい方によって転送にするのか、それともいろんなところで受信するのかを決める事ができます。

その方法をご紹介していきます。

◆「メールを受信できるパソコンを自宅に持って帰る」
この方法が一番カンタンですね。

これはもう持って帰ってインターネットにつなぎさえすれば受信できると思います。

◆会社で契約しているメールサーバーから転送設定をする

会社のメールアドレスで受信したメールを、自宅の個人アドレスなどに転送設定をしておく方法です。この方法ですとメールを返信しようと思った時に個人アドレスからの返信となってしまいますのであまりオススメできません。


◆メールサーバーからメールをコピーして持ってくる
受診の時にサーバーから普通に取得すると、サーバー側はメールをソフトに渡すので、サーバーからメールの情報はなくなります。なので、サーバーからもらうときにコピーをもらうようにする設定方法があります。
こうする事でどのパソコンからのでも設定さえしてしまえば同じメールが受信できます。
※この方法だとサーバーにメールがたまり続けるため、サーバーには一定期間が経過すると自動的に削除される設定を追加しておく必要があります。

メールソフトの設定の際に「IMAP」という取得方法を選択する事でこの方法が可能になります。



◆WEBメールツールを利用する

WEBメールとは何でしょうか。
パソコンにインストールするソフトではなくて、インターネットを見るソフトの中でメールを使うというものになります。Gメール、outlook.com、hotmail.com、iCloudを利用したことがある方はすでにWEBメールを経験していることになります。

インターネットを見るソフトの事をブラウザと言いますが、代表的なものとして、インターネットエクスプローラー(Microsoft)や、クローム(Google)があります。このブラウザでメールにアクセスして使うというのがWEBメールになります。

WEBメールのサービスもいくつかありますのでご紹介します。

・Gメール(Google)
・Outlook.com(Microsoft)
・Yahooメール(Yahoo)

この他に
・インターネット契約をしているプロバイダが提供しているWEBメールサービス
・サーバー会社が提供しているWEBメールサービス

などが存在します。

WEBメールの事を詳しく解説してくれているページがありましたので、くわしくはこちらをご覧ください。

WEBメールの解説はこちら

WEBメールを利用すれば、スマホからでもパソコンからでも、タブレットからでもどこからでもメールの受信だけでなく送信もできてしまいます。少し設定は必要ですが、実はこれが一番オススメできると思っています。



このメリットは会社のパソコン、自宅のパソコン、タブレット、スマホなどどこから見ても同じメールの状態で送受信が可能になります。(ただし、インターネットにつながっている必要があります)

ではこのWEBメールですが、さきほどの解説のリンクの中にもあった通りいくつもサービスがあります。そのサービスはどれを選べばよいでしょうか。


■サーバー会社が提供するWEBメールサービス

設定が少なくラクに利用したい場合は、利用しているサーバーのWEBメールサービスの利用がいいと思います。最近のサーバーではWEBメール機能を提供しているところが多く、ほとんどのサーバーで利用できるのではないかと思います。また、OCNなどプロバイダなどのメールを利用している場合もWEBメールが用意されているかと思います。詳しくはサーバーやプロバイダに確認をしてみてください。

■Google社が提供するGメール

カレンダー機能やTodo、テレビ会議など便利な機能を合わせて使えるようにするなら、Googleが提供しているGmailがオススメです。解説にありましたが、Gmailは〇〇〇@gmail.comというメールアドレスが発行されます。ですが安心してください。このGmailが発行するアドレスと一緒に、今使っているメールも使えるという方法があります。

参考までにOutlookアプリとOutlook.comを併用するといった方法もあります。

日本ツクリダスのスタッフはほぼ全員がGメールを使ってどこにいてもメールを確認できる仕組みになっています。



まとめ

いかがでしょうか。

製造業の場合はFAXやメールで図面などのやり取りを経て、受注、生産になります。在宅ワークを進めていくためにはまずお客様などから提供される情報である図面や注文書、見積依頼書などが自宅にいても確認できる状態を作る事から始まります。

■電話の転送
会社にいなくても自宅などで電話に出る事ができる。
会社の人数が減っていて電話が取れなくても、自宅にいる別のスタッフが電話に出る事ができる。
という事が実現できます。

■FAXの転送
会社にいなくてもFAXの確認ができるようになります。
もちろん会社で作業をしているスタッフも会社の中で今まで通りFAXの確認ができます。

■メールの転送
WEBメールを使う事でどこにいてもメールの確認ができるようになります。


まずはこの会社の中でこの体制を作る事を始めてみてください。

情報をどこにいても見られる状態ができてしまうと、在宅ワークは一気に進められると思います。


投稿日時 2020年04月27日 | Permalink