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漫画M:net 第2話「エムネット導入！？」
みなさん、こんにちは！ M:netスタッフのKです。
漫画M:netの第1回目はお楽しみいただけましたでしょうか？
かわいらしい女の子が出てくるわけでもありませんし、記念すべき初回の舞台がスナックという感じになってしまいますが、そこは製造業のマンガということでご了承ください。
さて、前回はM:netを導入したことで無駄をなくしたという同業のM田社長を見て、自社でもM:netを導入すると言ったT本社長でしたが、今回また悩みはじめたようです。
自分で使っていないものをお金を払って導入するのは、いかに安いソフトだと言っても、コストを削減したい経営者としては悩みどころです。
ましてや周囲の反対の声があったり、導入しても上手く使いこなせなければ、お金を払うだけになってしまう可能性もあります。
そこにお客さまからお叱りの電話が。
はい、製造業でありがちな納期遅れですね。
かなり大きな取引先のようですし、会社が危ないレベルの大問題のようです。
製造現場でのトラブルはいろいろとありますが、もっとも深刻なのは「受注したものが、納品できていない」ことではないでしょうか。
場合によっては製造ラインが止まってしまうこともあり、単に納品が遅れたでは済まないことも多いのです。
ソフトで解決できない問題をソフトを導入して解決できる？
もしかすると今、「FAXで来てる発注書がそのまま眠っていたら、M:netとかソフトではどうにもならないんじゃないの？」と心の中でつっこんだりしていませんか？
その通りです。
ソフトやシステムだけでは解決できない問題ももちろんあるのです。
人間が動く会社でミスを0にすることは出来ません。ですが導入のタイミングで、今までのやり方を見直すことことができるため、大きな改善のチャンスでもあるのです。
今回のマンガの場合ですと、お父さんは自分のデスクに注文書を置きっぱなしにして、他の書類に埋もれてしまっていたのでしょう。
これは「自分への注文」という意識があるからです。でも実際には「会社への注文」なんですよね。
自分で発注図面を見て、材料を手配し、製造する。町工場ならではの場面です。
でもシステムを導入することで、より多くの人が同じ情報を共有するきっかけになります。
発注書行方不明の解決方法は？
今回のようなシステムで解決できなさそうな問題は、ゼロにはなりませんが、減らしていくことはできるはずです。
ソフトを導入する前提であれば、私が思いついた改善策はこんなところでしょうか。
- FAXやメールを自動的に転送する仕組みを導入する
- 置き場所を1ヶ所だけに決める
- 納期を見て注文の入力を先送りにせず、できるだけ早く入力させる
- 導入反対派のことはそっとしておく
改善策というほどのものではありませんでした。申し訳ありません・・・。
ですが、新しいシステムを入れるということは、今までの流れと異なるものが入ってくるということですので、従来の無駄な部分を直していく一番いいタイミングではないでしょうか。
1. FAXやメールを自動的に転送する仕組みを導入する
まずは非常に物理的な手段で、FAXに触れられる前に他の誰かのメールに転送する仕組みを利用するいう方法です。
世の中には届いたFAXを自動的にメールに転送するサービスや機器があります。
それを利用すれば仮に注文書が誰かの机に埋もれてしまっても、他の誰かが注文書を目にすることができます。
勝手に管理する人にFAXが転送されるなら、隠されても困らなくなります！
と、大きな文字で言うほどのことではありませんが、「誰かが取る」のではなく、注文時点から複数の人が見れるという状態にしておけばよいのです。
FAX本体でそれをやってくれる機種もありますので、お使いのFAXにそのような機能があれば、できるだけ早く設定することをおすすめします。
機器の入れ替えまでに少し時間が掛かりそうな場合には、受注を管理する人をFAXの近くに座らせるようにしましょう。隠される前に発見できる可能性があります。
席替えくらいで納品漏れや入力漏れを防げる可能性があるなら安いものですよね。
2. 置き場所を1ヶ所だけに決める
そもそも書類が埋もれてしまうのは、
- 置き場所が決まっていないから
- 誰【に】渡したか分からなくなるから
- 誰【が】渡したか分からなくなるから
- 誰が持っているのか分からなくなるから
なので、1の強制的にメールを転送するような手段の次に、みんなでできそうなルールを決めることにしましょう。
置き場所を1ヶ所に決めてしまいます
あまりにも単純なのですが、「絶対にここに入れる」という置き場所を作るだけで、書類の紛失などは格段に減らせます。
日本ツクリダスでは「ボックス管理」と呼んでいますが、最初は100円均一のA4サイズのカゴを置いてそこに入れるようにしているだけにしました。
ファイルに閉じたり、整理して直さなければならないと、めんどくささが先に立ってしまうので、誰か整理する担当を作って、それ以外の人はFAXを取ったなら「そこに入れるだけ」にするのです。
今ではそれが普通になって、もう少し細かく分けるようになりましたが、十分に機能しています。（本当は劇的に改善したこともありますが、それはまた別の機会にお伝えします）
日本ツクリダスのボックス管理
簡単すぎるかもしれませんが、誰にでもできるルールなら、仮に人が入れ替わってもすぐに覚えてもらえます。
3. 受注したものを入力する場面を見せる
1と2が出来ていれば、相当受注に関するトラブルは減っているはずです。やはり物理的な作戦は大事です。
3つ目は追い打ちの心理作戦です。
マンガでの一番の問題は「納品日まで受注を忘れていたこと」でした。 もうちょっと前に受注に気づいていれば、材料も手配でき、納品にも間に合っていたかもしれません。
そこで「受注伝票の入力を見せつける」という方法を考えてみました。
FAXでの注文が届くたびに、データを入力するのは一番ミスは防げますが、効率がいいとは言えません。ある程度まとめて入力した方がスピードは早いはずです。
そこである程度まとめて入力するのを、注文書を隠しそうな人が事務所にいるタイミングで行うという方法を思いつきました。
注文書を隠していたことを思い出してもらおうという作戦です。
製造がギリギリになるほど、技術的なミスの発生の可能性も高くなりますし、早めにミスをリカバリーするための工夫をすることで、できるだけ無駄をなくそうというのが狙いです。
注文を思い出させるような配慮をシステムに行わせるのはなかなか難しいです。
毎日何回か音声で自動的に「おい、注文書隠していたら出しやがれ」（意訳）のようなことを言わせることはできるのでしょうが、きっと個人に対する嫌がらせにしか感じてもらえないと思いますので、社内の人間関係を考えても、もう少し穏便な策でなんとかしたいところです。
4. 導入反対派のことはそっとしておく
今までのやり方が変わるのを避けたいという人も多いはずです。慣れている方が安心できるという気持ちもわかります。
ソフトを使えば100%上手くいくとも限りませんし、それによる成功体験もないので慎重にもなります。
マンガに出てくるような職人気質のお父さんなら、今まで自分の力で会社を動かしてきたわけですから、きっとソフトに管理されるような感じがしているのでしょう。
そうであれば、無理に導入してソフト管理下におさめるようなことはせず、会社の可能な範囲で導入します。
それによって、無駄がなくなっているところや、お客さんから評価されるというところを、自分の目で確かめてもらうしかありません。
これは大きな会社でも小さな会社でも同じですが、すべての人が同じ考え方ということはないので、成果を出すことで認めてもらい、少しずつ仕事がスムーズにいくように進めていくしかないですよね。
T本社長は「絶対、オレに迷惑かけんじゃねーぞ。勝手にしろ！」まではお父さんに言わせています。
そして、お父さんのことはそっとしておいて改善を進めていって、お客さんからの評価を得られるところまで進めたわけですね。
何も考えていないように見えますが、反対している人を無理に「これはいいものだ！」と説得するよりも、楽だし効果も高いと思います。
ソフトの導入は工場全体の改善のきっかけ
M:netのようなソフトは、その仕事の流れ（ワークフロー）を大きく改善させることができるかもしれませんが、あくまで業務の一部です。
より効果を出すためには、単に使うのではなく、導入することでどういう人がより楽になったり、幸せになったりするのかということを考え、ソフト以外の部分も一緒に改善していくのです。
ソフトの導入をきっかけにして、少しでも工数や材料ロスが減れば、工場の無駄も減り、利益が増えていく。
こういう循環になれば理想ですね。
T本社長のお父さんもこの成功体験をきっかけに、工場の改善に今までよりも協力的になってくれるはずです。
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