製造業の作業日報って、今でもめちゃくちゃ多くの工場で紙で書かれてるんですよね。
作業が終わってから紙に書いて、事務の方が回収して、パソコンに入力して、集計する。この流れの中で「字が読めない」「集計が出てくるのが3日後、4日後」といった困りごとを抱えている工場さんは多いと思います。
この記事では、紙の作業日報でよくある集計の流れと経営側の悩みを整理しながら、作業日報を電子化する前に考えておきたいポイントをお話ししたいと思います。
この記事の要点
- 作業の開始時に記録すれば、日報は「終わった後の記録」だけでなく、工場の「今」を見える化する情報になります。
- エムネットくらうどでは、バーコードによる開始・完了登録を作業実績として残し、紙の日報を書く・集める・転記する手間を減らせます。
- 残ったデータは好きなタイミング・好きな期間でCSV出力でき、各社のやり方で集計・振り返りに使えます。
製造業の作業日報は、今も多くの工場で紙で書かれている
「もうチャットとかAIになってるんじゃないの？」と思われるかもしれないんですけど、いろんな工場さんとお話ししていても、まだまだ「紙に書いて、集めて、入力する」が多いと感じます。
紙で書くこと自体には慣れていても、その後の回収や入力、集計まで含めると、毎日の手間になっているんですよね。
そもそも製造業の作業日報とは？目的と主な項目
作業日報の目的
作業日報は、その日に誰が、どの作業を、どれくらいの時間で、いくつやったのかを記録するものです。現場の作業実績を把握して、集計して、工程の管理や経営の判断に使うために書いてもらうものなんですよね。
よく書かれる主な項目
工場によって違いはありますが、よく書かれる項目はこんなところだと思います。
- 日付
- 作業者
- 製品や品番、製番
- 作業内容・工程
- 作業時間（開始・終了）
- 数量・不良数
- 備考（トラブルや気づいたこと）
記録しておきたいことは、それぞれの工場さんによって違います。ただ、書いてもらう目的は、用紙を埋めることではなく、その情報を使って現場や経営の判断につなげることだと思います。
紙の作業日報、よくある集計の流れ
作業が終わってから紙に書く
紙の作業日報は、作業が終わってから書きます。終わった後にまとめて書くので、どうしても記憶を頼りにすることになります。割と大まかに書かれてしまうこともありますし、急いで書いた字が読めないこともありますよね。
現場の方からすると、作業が終わった後にもう一つ仕事が残っているようなものです。開始した時間、終了した時間、加工した個数を思い出して書く。それを毎日、作業した人みんなにやってもらっているわけです。
油でギトギトの紙を「読めない」と言いながら入力する
回収した作業日報は、現場で使われている分、油でギトギトになっていることも少なくありません。事務の方が「読めない、読めない」と言いながら、紙からパソコンに転記していく。手書きの文字を読み取りながらの入力なので、時間もかかりますし、入力ミスも起きやすいと思います。
そもそも、現場の方が一度書いたものを、事務の方がもう一度入力しているんですよね。同じ情報を残すために、二度手を動かしている。この間には、紙を配る、集める、保管するといった管理の手間もあります。
集計データが出てくるのは3日後、4日後
回収して、入力して、集計して。そこまでやって、ようやく集計データが出てくるのは3日後、4日後、という流れになることもあります。
この話をすると、みなさん苦笑いしながら「そうそう」とうなずいてくれます。それだけ、よくある光景なんだと思ってます。
入力する方も、日報のためだけに仕事をしているわけではありません。他の事務仕事もある中で、紙を集めて、読んで、入力していく。どうしても時間がかかってしまうんですよね。
経営側の悩みは「数日遅れ」
経営する側からすると、困るのは集計結果が数日遅れで上がってくることなんですよね。
3日前、4日前の数字を見て判断しても、現場はもう先に進んでいます。リアルタイム性がないんです。
たとえば、ある仕事に思ったより時間がかかっていたとしても、それがわかるのは数日後です。わかった時にはもう手を打てるタイミングを過ぎていて、「もっと早く知っていれば」ということになりがちなんじゃないかなと思います。
それに、経営者が知りたいのは「先週どうだったか」だけではないんですよね。「今、現場がどうなっているか」が知りたい。でも紙の作業日報の集計からわかるのは、どうしても過去のことだけなんです。
結局、今の状況を知りたい時は現場に行って直接聞くしかない。日報を書いてもらって、集めて、入力して、集計までしているのに、肝心な「今」はわからない。ここがもったいないところだと思ってます。
製造業の作業日報の管理方法は大きく3つ
作業日報の管理方法は、大きく分けると次の3つになると思います。
1. 紙で書いて、紙で保管する
一番なじみのあるやり方です。手軽に始められて、現場の方も慣れています。その一方で、集計するには誰かが紙を見ながら入力する必要がありますし、探したい時にすぐ探せないということも起きやすいですよね。
2. 紙からExcelに入力して電子化する
紙で書いたものをExcelに入力して集計するやり方です。データになるので、集計や検索はしやすくなります。ただ、紙からの転記作業は残るので、入力の手間とタイムラグはそのままになりがちです。
3. 生産管理の仕組みで記録する
生産管理の仕組みの中で、作業の実績を記録していくやり方です。現場で記録したものがそのままデータになるので、転記の手間がなくなります。
ここで考えたいのは、「紙をなくすかどうか」だけではありません。どのタイミングで記録すれば、そのデータをもっと使えるようになるのか、ということです。
電子化しても「終わった後の情報」は使いにくい
じゃあ作業日報を電子化すればいいのか、という話になると思います。Excelにしたりアプリにしたりすれば、手書きの「読めない」はなくなりますよね。
ただ、実はもう一つ大事なポイントがあると思ってます。作業日報って、作業が終わった後に書くものなんですよね。紙でも電子化しても、書くタイミングが終わった後のままなら、まだ終わっていない作業の状況はわかりません。
終わった後の情報は、集計して振り返ったり、経営に使ったりするために大事です。でも、それだけでは「今やっていること」を知るためには使えないんです。
せっかく毎日みんなに記録してもらう日報なら、作業のスタートから使いましょう、というのが私どもの考え方です。
エムネットくらうどなら、作業を始める時に記録する
バーコードを読み取って作業を開始・完了する
エムネットくらうどでは、加工を始める時にバーコードを読み取って作業を開始します。作業が終わった時も、バーコードで完了を登録できます。
工程ごとに開始・終了時間と個数を記録できるので、作業実績を残すために、あとから同じ内容を紙の日報に書き直す必要がなくなります。紙を回収して、読めない字を読み解きながら入力する、という作業もなくなります。
大事なのは、作業が終わってからまとめて記録するのではなく、始める時と終わる時に記録することなんですよね。
「今やっている」がわかる
作業の開始時点で記録されるので、「今この作業をやってますよ」というのがその場でわかります。事務所にいながら現場の状況が見えるようになるんですよね。
これは、バーコードで入力した作業記録が工程ごとに表示されている画面です。「完了」「開始」「加工前」の状態や、担当者・時刻・数量が表示されています。
完了した作業だけでなく、開始している作業も見える。つまり、日報が「終わったことの記録」だけではなく、「今やっていること」を知る情報になるわけです。
こちらは同じ画面の作業記録部分を拡大したものです。加工Dが開始の状態になっていることと、担当者別の開始・終了時刻、数量を確認できます。掲載画面はデモで、表示されている日付や数量は例示です。
これまで終了後の分析に使っていた日報が、リアルタイムの工場の見える化に直結する。経営者や管理者が知りたかった「今」が、作業日報の集計を待たなくてもわかるようになる。ここが一番大きいところだと思ってます。
紙を書く・集める・転記する手間が減る
リアルタイムで見えることに加えて、毎日の作業日報にかかる手間が減ることも大きいと思っています。
- 現場の方が、作業後に紙の日報へ書き込む手間
- 事務の方が、日報の紙を集める手間
- 集めた紙を読み取り、パソコンへ転記入力する手間
この3つを減らせるんです。紙を配ったり、保管したり、必要な日報を探したりする管理の負担も減らせます。
一人が一日だけ書くなら、小さなことに見えるかもしれません。でも、作業する人みんなが、毎日書いています。その人数分の記入があり、さらに事務の方の回収と転記が積み重なっているわけです。
だから、「紙に書かなくなるだけ」と思うより、減らせる手間は大きいんですよね。現場だけでなく、日報を集めて入力する側まで含めて考えてみると、違いが見えてくると思います。
データを出力して、各社のやり方で集計できる
記録した開始・終了時間や個数などのデータは、CSVで出力できます。出力したデータを使って、各社が自由に集計する形です。
紙を集めて、読んで、入力してから集計するのではなく、すでに記録されているデータを出力して集計するだけ。なので、集計に取りかかるまでが楽で速いんですよね。
リアルタイムの状況確認と、あとからの実績分析は、どちらか一方を選ぶ話ではありません。同じ作業の記録を、「今を見る」ためにも、「後で振り返る」ためにも使えるということです。
好きなタイミング・好きな期間で振り返れる
記録したデータが残り続けるので、集計したい時に、見たい期間のデータを出力できます。
たとえば、昨日の作業を確認したい時もあれば、先週や先月の実績をまとめて見たい時もあると思います。そのたびに紙の日報を探して入力し直すのではなく、残っているデータから必要な期間を出力して集計できます。
毎回、決まった集計結果が上がってくるのを待つのではなく、必要になったタイミングで振り返れる。記録をデータとして残す良さは、ここにもあるんですよね。
よくある質問
製造業の作業日報を電子化すれば、集計は早くなりますか？
紙からの転記がなくなる分、集計はしやすくなります。ただ、紙に書いたものをExcelへ入力するだけなら、転記の手間は残ります。また、作業が終わってから記録するやり方のままだと、わかるのは「終わったこと」だけです。今の状況まで知りたい場合は、作業を始める時に記録する仕組みを考えてみるのがおすすめです。
エムネットくらうどを使うと、紙の作業日報は書かなくてよくなりますか？
バーコードで作業の開始と完了を登録し、工程ごとの開始・終了時間や個数を記録できます。そのため、この作業実績を記録するための手書き日報と、その回収・転記入力は不要になります。工場独自の備考や、別の目的で必要な帳票については、何を残したいかを分けて考えるとよいと思います。
記録したデータは、期間を選んでCSV出力できますか？
はい。記録したデータは、好きなタイミングで、必要な期間を選んでCSV出力できます。各社で出力データを自由に集計できるので、日ごと、週ごと、月ごとなど、見たい期間の実績を振り返るために使えます。
まとめ：作業日報を「後で書く記録」から「始める時に取る記録」へ
製造業の作業日報は、私がお話しする中では、まだまだ紙で書いて、集めて、入力するやり方が多いと感じます。読めない字を読み解きながら入力して、数日遅れで集計が出てくる。この流れ自体に慣れてしまっている工場さんも多いんじゃないかなと思います。
作業日報を電子化するなら、紙をデータにするだけでなく、「いつ記録するか」まで考えてみてください。
作業日報を「後で書く記録」から「始める時に取る記録」に変えることで、日報が経営のための集計だけでなく、「今」を知るための情報になります。毎日の記入・回収・転記の手間を減らしながら、残ったデータを必要な時に出力して、振り返りにも使えるわけです。
日報の見直しを考えている方は、生産管理システムの役割と「進捗の見える化」についての記事や写真付きのエムネットくらうどの使い方もあわせてご覧ください。エムネットくらうどでできることは、機能紹介にもまとめています。
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角野 嘉一