FAXで届く注文書、メール添付のPDF、図面だけが送られてくる仕事、手書きのポンチ絵。町工場には、最初からデータになっていない情報が毎日のように届きます。

その内容を見ながら、品名、数量、納期、図番を一つずつ入力する。受注登録のこの作業を、もっとラクにできないか。エムネットくらうどでは、注文書や図面を読み取り、受注データへつなげるAI-OCR機能を準備しています。

OCRは、紙やPDFに書かれた文字をコンピューターが読み取り、使えるデータにする技術です。言葉としては聞き慣れなくても、「書類の文字をAIで読み取る」と言えば、イメージしやすいかもしれません。

大切なのは、文字を読むこと自体ではありません。書類を見て、探して、打って、入力欄を行き来する時間を減らし、受注登録を前へ進めることです。

以前のOCRは、「この帳票のこの位置が品名、ここが数量」と様式ごとに細かく設定してから、決まった場所だけを読み取る使い方が中心でした。取引先ごとに書式が変われば設定を作り直し、手書き文字は難しい。使ってみて、そこで止まってしまった方も少なくないと思います。

AI-OCRは、書類全体を見て文字を認識し、読み取った情報を候補として扱えます。書式が違う注文書や、図面の中に散らばった文字、手書きの注記も、受注登録に使う情報の候補として確認しながら進められます。

受注情報が最初からデータで届く会社では、紙を読み取る場面は多くありません。一方で、FAXの注文書、PDF、図面だけの依頼が日常的に届く町工場では、書類から情報を拾って入力する作業が繰り返されます。

だからこそ、最初に届いた書類から受注に必要な情報を作れることが効いてきます。書類を見ながら入力する時間が減れば、納期を判断する、段取りを組む、お客様に返答する、といった次の仕事へ時間を使いやすくなります。

注文書は文字や表が横に並びますが、図面はそうではありません。寸法線や引き出し線に数字が重なり、端の小さな注記や記号に大切な情報が入っていることもあります。コピーやFAXを重ねて線が薄くなった図面なら、なおさらです。

図面を読むことは、印刷された文字だけを拾うより難しい作業です。それでもAI-OCRでまず読み取り、必要な情報を選んで使えるようにすれば、すべてを最初から打ち直す作業を減らせます。

取引先から手書きのポンチ絵が届くことは、今も珍しくありません。手書き文字を含め、読み取り結果に確認や修正が必要な箇所はあります。しかし、全部を手で入力するのではなく、違うところを確認して直すところから始められれば、作業の意味合いは大きく変わります。

AI-OCRは、人の確認をなくすためではなく、入力の出発点を変えるための機能です。手元の書類から、使える情報を先に作る。その後の判断は、画面を見ながら行えます。

読み取っただけでは、文字データのままです。エムネットくらうどのAI-OCRでは、注文書や図面を読み取ったあと、使いたい文字を選び、顧客名、ご担当者、受注日、納期、品目カテゴリー、図番などの入力項目へ割り当てていきます。

注文書上の文字を選択し、右側の入力項目へ割り当てているAI-OCRデモ画面

キーボードを叩く作業が、画面上での数回の選択とクリックに置き換わる。注文書が毎日何枚も届く現場では、この違いが積み重なります。

よく届く取引先の注文書には、項目の割り当てをテンプレートとして用意し、呼び出して使う方法も準備しています。同じ書式の注文書なら、毎回どの項目に何を入れるかを考え直す必要がありません。

読み取った図面や注文書から案件を登録すると、その案件はエムネットくらうどのボード、工程管理、帳票出力、バーコード発行へつながっていきます。図面1枚から、受注登録と現場へ流す帳票までが一本の流れになる。そこまでつながることが、エムネットのAI-OCRの価値です。

JIMTOF会場では、注文書・図面の文字を読み取り、登録する項目を選び、受注データへつなげるまでの流れをデモ環境でご覧いただけます。

「書類を見ながら入力する時間を減らしたい」「同じ情報を何度も登録したくない」「手書きの図面や注文書を、どこまで使えるデータにできるか見てみたい」という方は、ぜひブースで操作の流れをご確認ください。

会場に来られない場合も、お問い合わせフォームからAI-OCRのデモについてご相談いただけます。

※本機能はJIMTOF会場でのデモ環境による試験公開です。正式提供時期・仕様・対応範囲は、改めてご案内します。

「そうそう、これが困ってたんだよ」と思ったら、話しましょう。