見積もりを保存しようとして、フォルダを開く。「得意先名」→「案件名」→「年月」→「見積もり」。ファイルを保存して、閉じる。次は図面を探す。また同じ階層を潜る。——この作業、1日に何十回やっていますか？
当たり前すぎて気づかない手間
パソコンが普及して30年以上が経ちます。フォルダを作り、ファイルを保存し、必要なときに探す。この作業は、仕事の「当たり前」として完全に定着しています。
だからこそ、誰も「手間だ」と思っていません。
でも、少し立ち止まって考えてみてください。1案件あたり、どれだけのファイルがあるでしょうか。図面、見積もり、注文書、仕様書、CADデータ、検査データ、現物写真、変更図面、納品書、請求書——それが数十件、数百件の案件分あります。
毎日、フォルダを探し、フォルダを作り、ファイルを保存する。この積み重ねが、1週間で何時間になるか、計算したことはありますか？
現場で本当に起きていること
フォルダ管理には、もうひとつ深刻な問題があります。「作る場所を間違えると、二度と探せない」ことです。
フォルダ検索で探せばいいと思うかもしれません。でも、ファイル名が統一されていなければ検索にかからない。「A社_見積もり_最終版_修正2」「A社見積最終」「見積もりA社」——同じファイルでも、人によって名前が違います。
また、フォルダが「完璧に共有できている」会社は、実は少ない。自分のPCにしか保存されていない、共有フォルダの構造が人によって違う、という状況は珍しくありません。
「フォルダを探す・作る・保存するという作業は、当たり前すぎて手間と感じていないが、実は膨大な時間を使っている。」
パソコンが生まれた時からずっと変わっていないから、気づかない。でも、もしこの作業がゼロになったら、1日に何十分が返ってくるでしょうか。
エムネットなら
エムネットくらうどでは、案件ごとのフォルダがシステムによって自動的に作られます。
フォルダを作る必要がありません。保存する場所を探す必要がありません。間違った場所に保存することもありません。
案件のページから1クリックで、その案件のフォルダが開きます。階層を潜る必要がない。バーコードをスキャンして案件を開けば、その案件に関するすべてのファイルが、そこにあります。
チャットに添付したファイルも、自動的にフォルダに保存されます。「チャットで送ったのか、フォルダに保存したのか分からない」という状況がなくなります。
元・製造業だから気づけたこと
「自分たちが工場をやっていたとき、図面を探すのに何分もかかることがあった。それが当たり前だと思っていた。でも、当たり前じゃなくていい。」
— 角野嘉一（代表取締役）
