定例タスクのテンプレート化
「月1回の仕事」を忘れない仕組みづくり
毎日発生する仕事は忘れません。しかし、月に1回・四半期に1回という定期タスクは「何をすればよかったっけ？」となりがちです。かんばんボードツールでテンプレート化することで、ムダな時間を省き、新しいスタッフが入社したときも即座に対応できる体制が整います。
書籍「デジタルとアナログを融合し、仕事の効率化を目指す本」（著：角野嘉一 / 合同フォレスト）より要約・再構成
01なぜ定例タスクを忘れてしまうのか
日常的に発生する仕事のタスクは毎日のことなので忘れることはないと思いますが、月に一回など、定期的ではあるものの「何をすればよかったっけ？」とやることそのものを忘れがちなタスクがあります。例えば、月末の支払い処理、四半期ごとの報告書作成、年1回の契約更新確認など。これらは頻度が低いため、手順を覚えていないことが多く、毎回「どうやるんだっけ」と調べ直すムダが発生します。
「定例タスクをテンプレート化しておくと、ミスをなくし、ムダな時間を省く。必ず発生するけど、頻度は低いというタスクはテンプレート化が有効。」
―― 書籍より
02かんばんボードツール（Trello）でのテンプレート化
著者の会社では、かんばんボードツール「Trello」を使って定例タスクをテンプレート化しました。以前当社では毎月発生する支払い処理の件数が多くなってきたため、支払い先をすべてチェックリストにしてテンプレートを作成しました。毎月「○年○月分」としてテンプレートを複製し、実施した支払いをチェックしていくだけで、抜け漏れなく処理できるようになりました。
03テンプレート化がもたらす3つのメリット
①ミスをなくす：チェックリスト形式なので、抜け漏れが防げます。②ムダな時間を省く：「何をすればよかったっけ」と調べ直す時間がなくなります。③引き継ぎが楽になる：新しいスタッフが入社したとき、退職したときにも、テンプレートがあれば手順書なしで対応できます。一度あるかどうかということだとしても、スタッフが入社したとき、退職したときに実施するべきチェックリストを作成しておき、新社や退職が発生した際にはチェックリストを完了させていくという使い方も有効です。
「テンプレート化したことで、まだ残っている支払いが一目で明確になり、非常に便利になりました。定期的に発生する業務こそ、テンプレート化が最も効果的です。」
―― 書籍より
04「いつでも・どこでも・誰でも」閲覧できる体制
デジタルツールでテンプレート化することの最大のメリットは、「いつでも・どこでも・誰でも」閲覧できることです。紙のマニュアルは特定の場所にしかありませんが、クラウドのテンプレートはスマホからでもアクセスできます。これにより、外出先でも、急な対応が必要なときでも、誰でも同じ手順で仕事ができる体制が整います。
▸ この記事のまとめ
月1回・年1回の定例タスクこそ、テンプレート化が最も効果的
かんばんボードツール（Trello等）のチェックリスト機能が有効
テンプレート化でミス防止・時間削減・引き継ぎ容易化の3つを同時に実現
「いつでも・どこでも・誰でも」アクセスできるクラウド管理が鍵
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