定例タスクのテンプレート化

01なぜ定例タスクを忘れてしまうのか

日常的に発生する仕事のタスクは毎日のことなので忘れることはないと思いますが、月に一回など、定期的ではあるものの「何をすればよかったっけ？」とやることそのものを忘れがちなタスクがあります。例えば、月末の支払い処理、四半期ごとの報告書作成、年1回の契約更新確認など。これらは頻度が低いため、手順を覚えていないことが多く、毎回「どうやるんだっけ」と調べ直すムダが発生します。

「定例タスクをテンプレート化しておくと、ミスをなくし、ムダな時間を省く。必ず発生するけど、頻度は低いというタスクはテンプレート化が有効。」

―― 書籍より

02かんばんボードツール（Trello）でのテンプレート化

著者の会社では、かんばんボードツール「Trello」を使って定例タスクをテンプレート化しました。以前当社では毎月発生する支払いなどで、件数が多くなってきて、かんばんボードツールの中でテンプレートの作成が可能です。支払い先をすべてチェックリストにしてテンプレートを作り、○年○月分のチェックリストを完了にし、実施した支払いのチェックリストを完了にします。

03テンプレート化がもたらす3つのメリット

①ミスをなくす：チェックリスト形式なので、抜け漏れが防げます。②ムダな時間を省く：「何をすればよかったっけ」と調べ直す時間がなくなります。③引き継ぎが楽になる：新しいスタッフが入社したとき、退職したときにも、テンプレートがあれば手順書なしで対応できます。一度あるかどうかということだとしても、スタッフが入社したとき、退職したときに実施するべきチェックリストを作成しておき、新社や退職が発生した際にはチェックリストを完了させていくという使い方も有効です。

「非常に便利になりました。さらにまだ残っている支払いも明確になり、支払い先をすべてチェックリストにしてテンプレートを作り、テンプレート化しておくことが有効です。」

―― 書籍より

04「いつでも・どこでも・誰でも」閲覧できる体制

デジタルツールでテンプレート化することの最大のメリットは、「いつでも・どこでも・誰でも」閲覧できることです。紙のマニュアルは特定の場所にしかありませんが、クラウドのテンプレートはスマホからでもアクセスできます。これにより、外出先でも、急な対応が必要なときでも、誰でも同じ手順で仕事ができる体制が整います。