製造業の書類管理：何をデジタル化すべきか

01デジタル化すべき書類の優先順位

どんな業務を行っている会社でも絶対にデジタル化したほうがいい作業の具体例として、書類管理が挙げられます。書類管理のデジタル化対象は、顧客情報・取引先の情報・共有マニュアル・商品リスト・在庫表・伝票・支払い関連・稟議書・申請書類のフォーマットなどです。これらをデジタル化することで、「探し物の時間」を大幅に短縮できます。

「どんな業務を行っている会社でも絶対にデジタル化したほうがいい作業の具体例として、書類管理が挙げられます。」

―― 書籍より

02デジタル化の最大のメリットは「検索性」

書類管理をデジタル化する最大のメリットは「検索性」です。デジタルの強みは「検索のスピード」です。どこにしまったかを考えることもなく、書類を探す必要がなくなり、一瞬でアクセスすることができます。書類をきちんと名前を付けてデジタル化すれば、「あれはどこにあったっけ」と探す時間がゼロになります。

03製造業特有の書類管理の課題

製造業では特に、設計図面・仕様書・検査記録・出荷記録など、案件ごとに大量の書類が発生します。紙で管理していると、案件が増えるにつれて書類の山が積み上がり、必要な書類を探す時間が増え続けます。また、複数の担当者が同じ書類を参照する必要がある場合、紙では一人しか見られませんが、デジタルなら複数人が同時にアクセスできます。

「書類をきちんと名前を付けてデジタル化すれば、「あれはどこにあったっけ」と探す時間がゼロになります。」

―― 書籍より

04エムネットくらうどで書類管理を一元化する

エムネットくらうどでは、案件・工程・顧客情報と紐付けた形で書類を管理できます。受注情報に設計図面を添付し、工程進捗と合わせて確認できるため、「どの案件のどの工程で、どの図面を使っているか」が一目でわかります。また、バーコード管理機能と組み合わせることで、現物と書類の照合も効率化できます。