図面が一瞬で出てくる感動は、月に何回必要ですか
デモで一番感動する機能が、一番使う機能とは限らなかった
類似図面をすばやく確認できれば、見積もり、設計、加工の判断が進めやすくなる現場もあります。ただ、システムを選ぶときは、その機能を自社でどれくらい使うか、一回の困りごとがどれほどの影響につながるかも、毎日繰り返す仕事と並べて確かめてみてください。
図面検索のデモは、なぜあれほど刺さるのか
類似図面が一瞬で検索できる機能は、とても分かりやすいものです。手元の図面ファイルを入れると、過去の似た図面が並ぶ。ファイル名や保存先を思い出さなくても、必要な情報に近づける。その体験に価値があることは間違いありません。
図面の再利用が多い会社、過去案件を見積もりでよく参照する会社、設計部門が多くの図面を横断して扱う会社では、図面検索は日常業務を支える重要な機能になり得ます。図面が見つからないことで見積もりや設計の判断が止まるなら、その困りごとを減らす選択肢として、図面検索には明確な役割があります。
だからこそ、デモで「これはすごい」と感じるのは自然なことです。ここで言いたいのは、図面検索に価値がないということではありません。自社にとって、その価値がどの程度大きいかを、導入前にもう一段だけ丁寧に確かめてほしい、ということです。
現場で本当に起きていることを、頻度と影響度で見る
図面や過去案件を探す場面は、会社によって大きく異なります。見積もりのたびに類似案件を確認する現場もあれば、受注時に案件ごとの図面を確認できれば十分な現場もあります。設計の再利用が多いか、品種がどれくらい多いか、誰がどの情報を参照するかによって、図面横断検索の必要性は変わります。
そこで、導入前には「図面を探すことが月に何回あるか」をまず数えてみてください。あわせて、見つからなかったときに何が止まるのかも見ます。頻度は低くても、見積もりや設計の判断が大きく遅れるなら、重要度は高いかもしれません。
反対に、毎日の進捗確認、納期の調整、現場への連絡、ファイルの保存先確認に時間がかかっているなら、そちらも同じように比べる必要があります。困った日のことは強く記憶に残りますが、日々の小さな手間は当たり前になりすぎて数えにくいものです。
しかし、日々の小さな手間は、積み重なるほど管理の効率に影響します。図面検索、進捗、納期、連絡を同じ机の上に置き、自社の頻度と影響度で考えることが大切です。
エムネットなら
エムネットくらうどでは、日常の案件確認で必要になる図面や関連ファイルを、案件にひも付けて管理します。案件を開けば、その案件に関する図面・見積書・注文書などを確認できるため、フォルダの階層をたどって保存先を探す手間を減らせます。
Dropboxと連携した案件ごとのファイル管理にも対応しています。納期管理や工程進捗を確認している流れで、その案件の図面を見たい。現場へ連絡する前に、関連ファイルを確認したい。そうした日常の案件対応を、一つの業務の流れとしてつなげやすいことが、エムネットくらうどの図面・ファイル管理の考え方です。
もちろん、過去の類似図面を横断して探す業務の比重が高い場合は、専用の図面検索が適することもあります。その必要性も含めて、毎日使う進捗・納期・連絡の業務を損なわない組み合わせを検討してください。
元・製造業だから気づけたこと
「図面をすぐ見つけられることにも、もちろん価値があります。ただ、毎日案件を管理して、どこまで進んでいるかを見て、今日の予定を立てることも、現場では絶対に欠かせません。どちらか一つだけで決めるのではなく、自分たちの工場で毎日何に時間がかかっているのかを見て、合う組み合わせを選んでほしいと思っています。」
図面管理・ファイル管理機能
エムネットくらうどでは、日常の案件確認で必要になる図面や関連ファイルを、案件にひも付けて管理します。案件を開けば、その案件に関する図面・見積書・注文書などを確認できるため、フォルダの階層をたどって保存先を探す手間を減らせます。
コラム一覧
灯台下暗しコラム一覧へ