工程管理のムダを見つける3ステップ

01ステップ1：作業の流れを書き出す

まず、製造部門の業務の流れをすべて書き出します。「企画→材料調達→製造→検査→出荷」という大きな流れだけでなく、各工程の中で実際に行っている細かい作業も書き出します。例えば「材料調達」の中には、「発注書の作成→承認→発注→納品確認→在庫登録」といった複数のステップがあるはずです。この書き出し作業自体が、現状把握の第一歩です。

「業務の流れを書き出すことで、先にやったほうが効率がいいですね、という工程が見えてくる。」

―― 書籍より

02ステップ2：不要な作業を削除する

書き出した作業の中から、「なんで毎回やっているのか？」と疑問を持てる作業を探します。「不要な作業を削除する」は意外に抵抗があり、ほかの工程の人や関係のない人ではなく、書き出した作業工程をいつも作業を行っている人に見せ、それを考えてもらうのがいいでしょう。当たり前だと思っていた工程でも、当たり前に必要かどうかを考え直してみると、思いきってやめることができるのです。

03ステップ3：作業の流れや手順を変えて解決する

不要な作業を削除した後は、残った作業の順番や手順を見直します。「この確認作業を前の工程に移せば、後工程のやり直しが減る」「この書類を電子化すれば、次の担当者に渡す手間がなくなる」といった改善が見えてきます。製造業の工程管理システムを使えば、各工程の進捗状況をリアルタイムで把握でき、どの工程がボトルネックになっているかが一目でわかります。

「当たり前だと思っていた工程でも、当たり前に必要かどうかを考え直してみると、思いきってやめることができるのです。」

―― 書籍より

04エムネットくらうどで工程管理を見える化する

工程のムダを特定した後は、それをシステムで管理することが重要です。エムネットくらうどのガントチャート機能では、各工程の進捗状況をカラーコードで管理でき、「未着手」「進行中」「完了」「保留中」などの状態を一目で把握できます。また、工程ごとに担当者を割り当て、期限を設定することで、誰がどの工程を担当しているかが明確になり、属人化の解消にもつながります。