パートスタッフが会社を動かす!その仕組みとは

こんにちは!
在宅広報部、ブログ担当の瀧尾です。

私が日本ツクリダスの在宅広報部としてブログやメールマガジンを担当させてもらうようになってから、はや1年が過ぎました。まだまだ育児に追われる毎日ですが、奮闘しながらも続けることができているのは、自分に合った在宅という形での仕事のおかげだと感じています。

日本ツクリダスでは、私のような在宅のパートだけではなく、会社で事務の仕事をこなすパートさんも多く活躍しています。

シフト制の事務職

日本ツクリダスでは現在、毎日3名のパートスタッフがシフト制で勤務しているということで、角野社長に詳しく伺ってみたところ、以下のようになっていました。

・A(9時~13時)
・B(10時~14時半)
・C(13時~16時半)

上記の3つの時間帯に分かれて3名のパートさんが入っています。もちろんそれぞれの時間帯は、お互い相談の上変えることもあります。」とお話ししてくださいました。

会社の事務職というと、「1人が朝から夕方まで勤務する」というイメージがあり、私含め近所のママ友達なども「パート探しは事務以外で」という暗黙のルールのようなものがありました。日本ツクリダスのパートさんのお話を聞いたときは驚きましたが、その裏には、“それができる仕組み”なるものがあるようです。スタッフの求人に関して、「なかなか人材が集まらない」「パートさんを活用したいけどその仕組みって?」というお悩みをお持ちの皆様にも参考にしていただけたらと思います。

パートスタッフが活躍する会社の仕組み

そうは言っても、採用する方からすると「1日に何度も事務スタッフが変わる」より「同じ人が1日通して勤務する」ほうが都合がいいというのが本音かもしれません。

ここで、角野社長から伺ったお話をもとに、どうして事務職のパートスタッフを募集するのが難しいのか、いくつか例を挙げてみました。

1. 書類やモノの置き場所が分からない
2. 顧客によって違う事務処理の違いなどが分からない 
3. 進捗状況や調べ方が分からない
4. 事務経験があって(製造業の場合)図面を読める人がなかなか見つからない
5. 毎日、パートスタッフが交替する際の引継ぎに時間がかかる


このような事情もあり、無意識かもしれませんが「1人に任せて管理してもらう」のが当たり前になってしまっているのかもしれませんね。
ここで、パートスタッフに活躍してもらうため、日本ツクリダスで実践しているのが“見える化”です。「“見える化”することで、パートスタッフの連携で業務を進めていくことができるきっかけになるのでは。」と角野社長はお話されていました。

では、上記の問題を日本ツクリダスではどのように解決しているのか、ご紹介したいと思います。

1. 事務員さんの机や営業の机ではなく、棚の中や上など全員が取りに来る事ができる場所に置く。(日本ツクリダスではBOX管理という手法でみんなが分かるように書類の置き場所を作っています。)
誰が、いつ見ても、「この書類の案件はどこまで進んでいるのか」すぐに分かります。

        日本ツクリダスでのBOX管理



2. 「A4」1枚でいいので、かんたんなマニュアルを少しずつ作っていく。
マニュアル化することで、何度も確認したり引継ぎしたりしなくてもよくなります。

3. 工場に行ったり電話をしたりして確認しなくてもいいように、納期、工程管理ソフトを利用して進捗を管理する。(日本ツクリダスではM:netを使って実践しています。)
誰もが操作できる管理ソフトで、現状をすぐに把握することができます。

4. 管理番号をルール化し、管理番号で運用する。(日本ツクリダスではソフトから発行される番号をそのまま管理番号として運用に使っています。)
案件ごとにバーコードさえ作ってしまえば、あとは図面をわざわざ確認することなく、管理番号で管理することができます。

5. 基本的には1で出てきたBOXに返却することで引継ぎが終わります。ただし急ぎの仕事が残ってしまったような場合は、次のスタッフにメモなどで伝えます。急がない場合でかつ途中のものなどは引継ぎをせず、各スタッフが個別に翌日への繰り越し作業としています。
  日本ツクリダスでは、パートさんが仕事をする中で、自然とこのような仕組みが出来上がっていたとのことです。

また、パートさんの急な欠勤・遅刻・早退に対しては、事前に分かっている場合は口頭での相談のうえ、共通のスケジュールソフト(日本ツクリダスではGoogleカレンダー)に『欠勤』など、スケジュールを登録します。
よほどの大仕事があるとき以外は、基本的に欠勤があっても代役を立てたりすることはなく、社員さんがその分をカバー(電話応対や急ぎ案件の受注処理など)されているとのことでした。パートスタッフさんはこのような場合でも休みが取れる、遅刻早退ができる体制である事が重要なポイントとの事でした。

このような“見える化”の取り組みによって、スタッフからも「無駄が省け、仕事がスムーズになりました」という声を聞くことができ、日本ツクリダスでは「パートさんの活躍」=「会社全体の仕事の効率化」が実現できているように感じられました。

パートスタッフの活躍による会社のメリット

パートスタッフを導入することによる会社側へのメリットもあります。

1.優秀な人材の導入
結婚前までバリバリ事務職で働いており、結婚を機に退職した主婦の方など、パートさんには優秀な方がとても多いです。

2. 人件費を安く抑えられる
正社員を1人採用するよりも、パートさんの活用によって人件費を削減することができます。

3. 保険関係に加入しなくてもよいケースが多い
例えば1週間当たりの労働時間が20時間未満の場合、雇用保険などに加入しなくてもよくなります。


聞くところによると、会社側にメリットがある場合、「パートさんにとってメリットがない」「お互いメリットを作ることは非常に難しい」ということが多いそうですが、日本ツクリダスの場合、パートさんにとっても『休みやすく時間に融通が利く』『扶養控除内で働ける』『事務職で“午前のみ”または“午後のみ”などの仕事を探していた』などのメリットがあるので、お互いが気持ちよく関係を築いていけるとのことでした。


皆様の会社でも、『会社の仕組みを見直し、優秀なパートスタッフが入ってきたので、業務の流れが何倍もはやくなった』と、この記事を読んで、会社規模で変わるきっかけを作ってくださったらとてもうれしいです。
また、今回お話した内容を、日本ツクリダスではM:netを使ってどのように実践しているのか、後日紹介させていただきますね。


展示会に出展します

展示会出展のご案内です。
11月は2回展示会への出展予定があります。

11月8日(水)~11月9日(木)
【ビジネスエンカレッジフェア】 マイドームおおさか

11月29日(水)~11月30日(木)
【ものづくり補助金成果発表会】 マイドームおおさか
30日11時5分より角野社長による事例発表もあります。


会場での展示は、『加工品の紹介』『M:netの実演』を予定しています。日常の業務や管理で困っていることがある方は、是非現地で相談してみてくださいね。
それぞれ別の展示会ですが、どちらも大阪での出展予定ということで、私も足を運べたらと思っています。皆様にお会いできるのを楽しみにしています。


それでは、次回のブログもお楽しみになさってくださいね。