漫画M:net 第5話「工程(進捗)を見える化 ~事務所編~」

みなさん、こんにちは! M:netスタッフのKです。

毎回いろいろな人が登場する漫画M:netですが、今回は「工程(進捗)を見える化 ~事務所編~」ということで、引き続き工程が見えるようになるメリットをお伝えしていきます。

事務員の女性は第3話に続いての登場となりました。その時は「仕事をもっと取ってこい」と言ってましたが、その後どうなりましたでしょうか。




まずB原社長がふらっとT本製作所に訪れたところからスタートです。

いつの間にか同業者の噂になるくらいT本製作所の業績は好調のようですが、一方のB原社長は現場責任者が辞めてしまうという不安をお持ちのようです。

この現場責任者だった人は、他の会社でも知られているくらい、すごく仕事ができた人のようですね。


誰か一人に頼る不安

仕事のできる有能な社員。どの会社にもいてほしい人材です。だいたいこういう人は何をさせてもできてしまうため、どうしても会社で頼られがちです。

「何かあればこの人がいれば大丈夫!」というのは、「この人がいないとどうにもならない!」になってしまうことも多いんですよね。

さて、T本製作所で納期や工程の問い合わせに対応しているのは事務員の女性です。B原社長はこの女性が辞めてしまうよくできる現場管理者と同じくらい現場を把握しているように見えているようです。

でもT本社長が言うように、この女性は工場のことはあまりよく知らないのですが、次々に納期回答を行っています。

これが「見える化」を果たした結果なんです。もう少し詳しく説明しましょう。

進捗をリアルタイムで更新すれば事務所との時間差がなくなる

T本製作所では、M:netを導入して以来、工程の進捗状況や配送状況をきちんと管理することができるようになっています。これにはM:netで使うバーコード管理機能が役に立っています。

大雑把ですが、材料入荷の場合について考えてみましょう。

M:netはバーコードを使って管理するので、工程が進めばその場ですぐにバーコードで品番を読み取り、現在の状況を更新します。材料が入荷したら、すぐにバーコードを使って材料が入ったという情報を更新し、それはすぐに反映されて、どこからでも最新の入荷状況を確認できるわけです。

リアルタイムで管理しない場合の非効率

材料の入荷は工場の入荷担当の人がその日に入った材料をチェックし、紙の伝票と工程を照らし合わせて、この材料が入荷したと工程管理部門に報告します。ですが、材料の入荷は1日1回朝一のように決まってはいないため、ある程度まとまってから管理部門に報告されたりします。

次に工程管理部門では、その入荷した材料を確認し、工程を進めるように指示するのですが、その時点で材料入荷の報告のないものは、「まだ材料が入っていない」ことになっているため、工程を進めることができません。

このような状態の時に納期の問い合わせが入り、事務員さんがその電話を受けたとします。

事務員さんは工場のことをよく知りません。また材料が入っているかどうかわからないため、工程管理部門に聞きにいきます。ですが、材料が入っているかどうかの最新情報は工程管理部門には入っていないため、結局ヘルメットをかぶって、材料が入っているかどうかを誰かが工場に確認しにいかなければなりません。

実はこれは私が昔働いたことのある工場での実体験です。一度工場に入ったときに、どの材料が入荷しているかを確認するので、一度行けばその日の状況は覚えているのですが、それを覚えているのは私だけなんですよね。問い合わせを他の人が受ければ、その人がまた工場に行って材料を確認する必要が出てきます。

こういう場合には工場のことをなんでも知っている「スーパー社員」さんが重宝されるのですが、この人が休んでいるだけでも確認が大変ですし、出張に出て工場にいないときにでも問い合わせがスーパー社員さんに集まってしまうことがあるんですよね。

その人が辞めてしまったらどうなるのか・・・B原社長の不安もよくわかります。

いつでもどこでも最新情報を把握

数人の小さな町工場であれば、それほど広くもなく、工場のすべてに目が行き届きますが、それなりの規模で常に多くの製品を作っている工場であれば、社員が工程を把握していなくても仕方ありません。

自分が今作業しているものをいつまでに終わらせなければならないかはわかっても、次の工程がいつまでに終わり、何日に検査が行われて、どこのトラックが集荷に来るなどは把握できなくて当たり前なんです。

だから優秀な現場管理者は重宝されるわけですが、1つのソフトで管理し、現場のことが見渡せるシステムがあれば、誰でも現在の状況を伝えられるようになります。少なくとも工場に走らなければならない回数は減ります。

もちろん急に納期が変わったり、受注量が多い場合に、現場の工程を組み替えるなどの工場の実務は事務員の人にはできませんが、工程が変わった場合には工程管理をする人が、まずM:netで登録された内容を変更すれば、最新の状況を工場中に伝えられることになります。

これだけで「現在の状態がわからないから、わかる人に聞きにいく」回数が減るはずです。

工場と事務所のコミュニケーションは大事なのですが、本来聞かなくてもよいことのために、聞く方と聞かれる方の両方の手が止まってしまうことがあるんですよね。特に現場で作業している人は、手が止めれないこともありますし、作業が終わるまで待つという時間もロスになります。

"工場の今がわかる"M:netを使うことで、現場のことに詳しくない事務員さんでも、その製品が今どのような状況にあるのかをしっかりと把握できるようになります。

手遅れになる前に誰かが気づく

M:netを使うことで、効率化・コストダウンを目指せますし、実際に弊社でも効果は出ていますが、管理ソフトを使うのは人なんですよね。

材料が入荷したときに、バーコードで入荷チェックを忘れたら、その製品は進捗状況の中でおいてきぼりになります。入荷予定があるのに入っていない材料があることに気づき、それを調べるのは人の仕事になります。

これも入荷予定をきちんとM:netに登録しておけば、予定にあるのに材料が入っていないことに誰でも気づけるようになります。

「工場の見える化」は多くの人に見られる環境を作ることで、ミスを減らすという効果もあるんです。

余談にはなりますが、材料発注するときに、材料屋さんにバーコードナンバーを伝票やタグ(材料に直書きでもいいですが)に書いてもらうようにすれば、その材料がどの製品に使われるものか判断しやすくなりますね。

バーコードで管理するM:netにはいろいろ楽できそうなところが他にもたくさんあるので、またご紹介していきますね。


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